Pengendalian Organisasi 1

Pengendalian Organisasi 1

The biggest trouble maker you will ever meet watches you shave or put makeup on your face in the mirror every morning.

Pengendalian di dalam organisasi dapat didefinisikan sebagai keseimbangan yang diharapkan, perbandingan antara bagaimana tindakan anggota organisasi dengan bagaimana tindakan yang diharapkan oleh pihak lain. (Shyam, 2002). Pendapat lain dikatakan oleh Flamholtz dkk. (1985) yang mengatakan bahwa pengendalian organisasi adalah upaya organisasi untuk meningkatkan kemungkinan seorang individu berperilaku yang akan mendorongnya pada pencapaian tujuan organisasi.

 Pengendalian sering diartikan sebagai sebuah sistem untuk mengelola semua sistem manajemen. Pengendalian juga sering diterjemahkan sebagai fungsi manajemen. Dalam hal ini penekanan diberikan pada kemampuan untuk mendukung manajemen dalam pengembangan, pemilihan, dan penggunaan metode manajemen yang tepat. (Picot dkk., 2008). Menurut Basle (1998) pengendalian organisasi adalah sebuah proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, pimpinan dan semua pegawai disemua tingkatan organisasi. Pengendalian organisasi bukan semata-mata sebuah prosedur atau kebijakan yang dibentuk pada waktu tertentu, namun lebih pada sebuah proses yang kontinyu disemua level organisasi. IMASA (2006) menyatakan bahwa pengendalian organisasi adalah proses dimana manajer memonitor aktivitas organisasi dan anggotanya untuk mengevaluasi apakah aktivitas diselesaikan dengan efektif dan efisien dan untuk mengambil tindakan dalam meningkatkan kinerja organisasi.

Pengendalian adalah kegiatan untuk menjamin kinerja sesuai dengan rencana. Hal ini diperoleh dengan membandingkan antara kinerja actual dengan yang diharapkan atau standar. Bila terdapat perbedaan yang jelas, maka pimpinan harus melakukan tindakan perbaikan. Aspek lain dari pengendalian adalah memastikan apakah rencana yang sudah disusun perlu dilakukan penyesuaian atau tidak merujuk pada situasi yang sedang dihadapi. Prinsip utama yang mendasari pengendalian adalah keadilan, sedangkan secara teknis harus dilakukan sesuai sunnah yaitu mengedepankan kasih sayang.

 Allah berfirman:

“Berbuat adillah kalian, karena keadilan itu dapat lebih mendekatkan kalian pada ketaqwaan. Dan bertakwalah kalian kepada Allah, sesungguhnya Allah Maha Mengetahui terhadap apa yang kalian kerjakan.” (QS. 5 : 8)

Pengendalian dilakukan baik di tahap awal (perencanaan input), pada tahap proses (transformasi input), atau pada tahap akhir (output). salah satu aktivitas didalam pengendalian adalah melakukan evaluasi. Melalui evaluasi maka pengendalian menjadi mudah dilakukan. Evaluasi adalah proses melakukan penilaian, membandingkan, kemudian diakhiri dengan menyimpulkan. Hasil evaluasi kemudian menjadi bahan pertimbangan bagi tindakan berikutnya sebagai respon dari penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.  Evaluasi dilakukan pada tiga tahap, yaitu tahap kognitif, tahap afektif, dan tahap perilaku, dengan perincian sebagai berikut :

Evaluasi kognitif :

  • Pengenalan   : Mendefinisikan, mengidentifikasikan, menyatakan,
  • Pemahaman : Menjelaskan, membedakan, menyebutkan contoh,
  • Penerapan : Mengubah, mengerjakan, menggunakan,
  • Analisis : Menggambarkan, memisahkan, merinci,
  • Sintesis : Menyusun, mengubah, menghubungkan,

 Evaluasi afektif :

—  Penerimaan : Menyatakan, memilih, mengikuti,

—  Tanggapan : Menjawab, membahas, mengerjakan,

—  Keyakinan : Menguraikan, membedakan, mengajak,

—  Berkarya : Mengubah, mengatur, mengintegrasikan,

—  Ketekunan : Mengusulkan, mempraktekan, membuktikan.

 Evaluasi perilaku :

  • Pemilihan : Memilih, menggambarkan, memisahkan,
  • Beraksi : Melakukan, Menggerakkan, memperlihatkan,
  • Pamer : Memamerkan, memasang, mendiskusikan,
  • Membangun : Membangun, mengatur, menyusun,
  • Mengatur  : Mengatur, mengukur, melukiskan, dan sebagainya

  “Kepunyaan Allah-lah segala apa yang ada di langit dan apa yang ada di bumi. Dan jika kamu melahirkan apa yang ada di dalam hatimu atau kamu menyembunyikannya, niscaya Allah akan membuat perhitungan dengan kamu tentang perbuatanmu itu. Maka Allah mengampuni siapa yang dikehendaki-Nya dan menyiksa siapa yang dikehendaki-Nya; dan Allah Maha Kuasa atas segala sesuatu.” (QS. 2:284)

Dikatakan oleh Mullins (2005) bahwa supervisi dan pengendalian yang tidak tepat menjadi sebagian besar penyebab kinerja organisasi yang buruk dan akhirnya dapat menyebabkan organisasi menjadi bangkrut. Menurut Louis (2002) seperangkat pengendalian formal yang efektif meliputi tiga mekanisme utama yaitu : perencanaan operasional, sistem pengukuran kinerja, dan mekanisme umpan balik dimana :

- Rencana operasional meliputi anggaran pokok secara periodik dan rencana kerja lain yang berhubungan. Mereka menghubungkan antara perencanaan strategis oleh manajemen dan aktivitas harian masing-masing karyawan. Perencanaan operasional adalah standar untuk kinerja operasional.

- Sistem pengukuran kinerja adalah penyusunan dan pelaporan hasil dari aktivitas kerja bersama yang berbasis pada periode tertentu. Sebuah sistem pengukuran kinerja yang efektif menunjukkan baik hasil finansial maupun data operasi yang berbasis pada tangungjawab.

- Mekanisme umpan balik melaporkan perbedaan antara kinerja sebenarnya dengan rencana. Umpan balik diperoleh dari membandingkan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja yang sebenarnya.

 Menurut COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), terdapat lima komponen pengendalian organisasi, yaitu :

Control environment: Inti sebuah bisnis adalah SDM nya, yaitu atribut SDM termasuk integritas, nilai etika, dan kompetensi dan lingkungan dimana mereka beroperasi. Komponen ini merupakan mesin yang menggerakkan anggota dan menjadi dasar dimana semuanya merasa tentram.

Risk assessment: Anggota harus mempedulikan dan memperhitungkan resiko yang dihadapinya. Penilaian resiko harus objektif, terintegrasi dengan penjualan, produksi, pemasaran, keuangan dan aktivitas lainnya sehingga organisasi beroperasi dengan harmonis. Komponen ini  menyangkut pula mekanisme untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola resiko.

Control activities: Kebijakan dan prosedur pengendalian harus dikembangkan dan ditentukan untuk menjamin tindakan dapat dikenali oleh manajemen, dan menghubungkan resiko dengan pencapaian prestasi dengan efektif.

Information and communication: Komponen ini diseputar sistem komunikasi dan infromasi. Ini membuat pegawai mampu memperoleh dan menukar informasi yang dibutuhkan untuk mengelola dan menyelesaikan pekerjaannya;

Monitoring: Proses yang sedang berjalan perlu dimonitor, dan dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan. Sistem dapat bereaksi secara dramatis, berubah sesuai degan perubahan kondisi.

 Apabila merujuk pada model sistem pengendalian menurut Simons (2000) dengan The four levers of control-nya, maka pengendalian organisasi terdiri atas:

Core Values (dikendalikan melalui Belief Systems, seperti misi, visi, motto atau tujuan organsiasi)

Risks to be Avoided (dikendalikan oleh Boundary Systems, seperti kode etik, metode perencanaan strategis, aturan mengenai akuisisi, pedoman operasional, dll)

Strategic Uncertainties (dikendalikan oleh Interactive Control Systems, seperti proses data  melalui interaksi manajemen, pertemuan tatap muka dengan pegawai, data yang menarik, asumsi dan rencana tindak bawahan)

-  Critical Performance Variables (dikendalikan oleh  Diagnostic Control Systems, seperti pengukuran output, penilaian standar, sistem insentif dan sistem kompensasi)

Pada penelitian Flamholtz (1985), pengendalian organisasi diukur dengan menggunakan dimensi yang diambil dari William Ouchi yaitu bureaucratic control dan clan control. Namun, clan control kemudian diselaraskan dengan kondisi rumah sakit menjadi professional cultural control. Fungsi pengendalian saat ini relatif lebih sederhana misalnya mengembangkan sistem pengendalian yang transparan yang memberikan unit kerja otonomi yang cukup untuk desentralisasi. Pengendalian organisasi kemudian dilakukan melalui sistem anggaran, pengukuran kinerja, dan sistem target, dan lain-lain sehingga menutupi kemungkinan perilaku yang menyimpang. Menurut Picot dkk. (2008) dan Flamholtz dkk. (1985) bahwa pengendalian atas perilaku kerja adalah mengerjakan empat mekanisme pengendalian utama yaitu ; perencanaan (planning), pengukuran (measurement), umpanbalik (feedback), penilaian – imbalan (evaluation-reward). Sedangkan Shyam (2002) menjelaskan bahwa perspektif yang menyeluruh mengenai pengendalian meliputi aturan, insentif, monitoring, dan penguatan yang dikombinasikan sehingga seluruh anggota organisasi bertindak sesuai dengan yang diharapkan.

Leave a Reply

Your email address will not be published.

* Copy This Password *

* Type Or Paste Password Here *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>